6 Jun 2018 Alor Setar Kedah

Jabatan telah menghadiri satu kursus berkenaan tatacara dan kaedah pelaksanaan sistem e-dokumen pada 04 Jun 2018 yang disampaikan oleh Puan Martina Osman dari Bahagian Teknologi Maklumat Negeri Kedah (BTMK). Kursus yang diadakan di Makmal ICT, BTMK ini telah disertai oleh seramai 18 orang wakil jabatan.

Kursus ini merupakan sebahagian inisiatif BTMK dalam memperluaskan penggunaan teknologi di pejabat-pejabat agensi kerajaan negeri khasnya. Semasa kursus berlangsung, peserta-peserta telah diberikan penerangan yang jelas berkenaan sistem tersebut serta diberikan latihan secara langsung.

Sistem e-dokumen secara ringkasnya adalah sebuah sistem yang dibangunkan bagi memudahkan pengurusan dan rekod keluar masuk dokumen rasmi di jabatan secara elektronik. Dengan adanya sistem ini, surat-surat yang diterima dapat direkodkan ke dalam sistem serta dapat diminitkan kepada pegawai-pegawai yang berkenaan oleh ketua jabatan. Antara kelebihan sistem ini adalah ia dapat menjimatkan penggunaan kertas dan dakwat di pejabat-pejabat kerajaan kerana pegawai menerima surat-surat tersebut secara elektronik dan hanya perlu mencetak surat-surat yang dirasakan perlu. Selain itu, sistem e-dokumen juga boleh digunakan dalam penyampaian memo dalaman, minit mesyuarat dan sebagainya.

Kesimpulannya, peralihan ke arah e-dokumen ini bukan sahaja mendatangkan kebaikan dari segi penjimatan kertas dan dakwat, malah dapat menambahbaik pengurusan dokumen rasmi di pejabat. Ia dapat menjimatkan ruang, bahkan dapat mengelakkan isu-isu seperti kehilangan dokumen.

Jabatan merakamkan jutaan terima kasih kepada Puan Martina Osman dan pasukannya di atas penyampaian kursus tersebut.